Varhainen yhteistyö kuntoutusasioissa Kelan ja erikoissairaanhoidon välillä hyödyttää kaikkia osapuolia

Kelan kuntoutuksiin ohjataan vuosittain paljon asiakkaita erikoissairaanhoidosta. Usein asiakkaan kuntoutuksen suunnittelussa ja toteutuksessa sekä kuntoutukseen ohjaamisessa tarvitaan monialaista yhteistyötä ja usean eri ammattilaisen osaamista. Kela sairaalassa -projektin sekä sen rinnalla toteutetun tutkimuksen avulla etsittiin keinoja sujuvampaan yhteistyöhön. 

Vuoden 2022 lopussa päättyi Kelan kuntoutuksen kehittämishankkeena toteutettu Kela sairaalassa -projekti, jossa kehitettiin Kelan ja erikoissairaanhoidon välistä yhteistyötä asiakkaan kuntoutukseen ohjaamisessa ja kuntoutuspolun suunnittelussa.

Jokaisessa Kelan vakuutuspiirissä oli projektityöntekijä, joka työskenteli Kela-asiantuntijana projektissa mukana olleiden oman alueensa erikoissairaanhoidon yksiköiden kanssa. Käytännössä työ oli esimerkiksi asiakasta koskeviin tapaamisiin ja neuvotteluihin osallistumista, asiakaan ohjaamista sekä terveydenhuollon asiantuntijoiden konsultointia ja kouluttamista Kelan etuuksista ja palveluista.

Projektin rinnalle käynnistettiin tutkimus, jolla tuotettiin tietoa kehittämistyötä varten. Monimenetelmäinen tutkimus hyödynsi erilaisia aineistoja, kuten kysely- ja haastatteluaineistoja. Tässä kirjoituksessa tarkastelemme, miltä yhteistyön kehittäminen näytti tutkimustulosten näkökulmasta.

Tiedonkulku parani projektin aikana

Kela sairaalassa -projektissa tehty yhteistyö oli kaikkien toimijoiden näkökulmasta onnistunutta, ja vastasi useisiin yhteistyölle asetettuihin odotuksiin. Yhteistyössä huomattavaa positiivista kehitystä tapahtui Kelan järjestämän koulutuksen ja tiedonkulun osalta. Kelan projektityöntekijät tarjosivat erikoissairaanhoidon yksiköille tietoa pienimuotoisissa koulutuksissa ja infotilaisuuksissa, joita järjestettiin terveydenhuollon omissa tiloissa tai etäyhteyksien avulla.

Projektin aikana sote-kumppaneille kehitettiin Kelan kuntoutuksen verkkokurssi, joka tarjoaa erinomaisen perustietopaketin Kelan kuntoutukseen liittyvistä palveluista ja etuuksista. Myös ajankohtaisen tiedon ja päätöksiin liittyvän tiedonkulun koettiin parantuneen merkittävästi projektin aikana.

Yhteistyö teki asiakkaan tilanteen kokonaisvaltaisen tarkastelun mahdolliseksi

Kokonaisvaltaisuus on merkittävä tekijä, kun etsitään asiakkaalle tarkoituksenmukaisia palveluita. Erikoissairaanhoidon ammattilaisten ja Kelan asiantuntijoiden kokemusten mukaan asiakkaiden kuntoutusprosessit muuttuivat sujuvammiksi projektissa toteutuneen yhteistyön myötä.

Projekti mahdollisti monialaisen yhteistyön jo kuntoutuksen suunnitteluvaiheessa. Asiakkailta pyydettiin allekirjoitettu suostumus tietojen luovuttamiseen yhteistyötä varten jo varhaisessa vaiheessa. Näin asiakkaan tilannetta pystyttiin tarkastelemaan kokonaisvaltaisemmin, ja kaikki hänen sen hetkisen elämäntilanteensa etuus- ja palvelutarpeet voitiin ottaa huomioon.

Erikoissairaanhoidon yksiköille nimetty yhdyshenkilö, eli Kelan projektityöntekijä, helpotti yhteydenottamista ja madalsi kynnystä soittaa Kelaan. Erikoissairaanhoidon työntekijät kokivat, että projektityöntekijä vastaa nopeasti ja pystyy hoitamaan useita asioita samalla kerralla. Tämä myös vähentää yhteydenottojen ja lisäselvitysten määrää. Kelan projektityöntekijät kokivat saavansa tiiviin yhteistyön ansiosta paremmin tietoa erityissairaanhoidon yksiköiden toimintatavoista ja käytänteistä.

Tiedonkulku ja nopeutuneet prosessit tehostivat työntekoa

Erikoissairaanhoidon ammattilaiset saivat projektin myötä aiempaa paremmin tietoa Kelan palveluista ja etuuksista, ja heidän osaamisensa kasvoi. He kokivat, että työtehtävät selkenivät ja työaika oli mahdollista käyttää tehokkaammin.

Aiemmin suuri osa asiakastapaamisesta saattoi kulua puhelinpalvelussa jonottamiseen tai asiakkaan asioita oli selviteltävä useiden eri henkilöiden kautta. Erikoissairaanhoidon ammattilaisten mukaan projektin aikainen yhteistyö nopeutti kokonaisuudessaan asiakkaiden prosesseja, mikä on merkittävää niin asiakkaalle kuin ammattilaisellekin.

Luottamus Kelaan kasvoi hyvien kokemusten myötä

Sekä erikoissairaanhoidon asiantuntijoiden että Kelan projektityöntekijöiden kokemuksen mukaan asiakkailla oli projektin aikana mahdollisuus olla osallisena omassa kuntoutusprosessissaan paremmin kuin normaalitilanteessa.

Asiakas sai Kelan asiantuntijalta tietoa etuuksista ja palveluista, joita hänen voisi olla mahdollista saada. Lisäksi asiakas pystyi kysymään neuvoja tai esimerkiksi tarkempia perusteluja päätöksen hylkäämiselle. Asiakkaan oli helpompi ymmärtää, miksi kuntoutusta ei ole myönnetty, kun hän sai lisätietoa ja tieto tuli ihmiseltä eikä pelkästään kirjeenä.

Asiakkaalle annettiin myös enemmän konkreettista apua hakemusten tekemiseen. Yksi konkreettinen apu oli suullinen hakeminen, jota käytettiin useiden asiakkaiden kohdalla. Suullisessa hakemisessa asiakkaan ei tarvitse täyttää kirjallista hakemusta, vaan hän voi antaa tiedot suoraan Kelan asiantuntijalle suullisesti.

Yksi yhteistyön keskeisimmistä saavutuksista on luottamuksen lisääntyminen. Yhteistyö lisäsi sekä erikoissairaanhoidon ammattilaisten että asiakkaiden luottamusta Kelaan. Kela ei näyttäytynyt ainoastaan kasvottomana byrokraattisena päätösautomaattina, vaan myös inhimillisenä, asiakkaan etua ajavana kumppanina. Asenteet Kelaa kohtaan muuttuivat projektin seurauksena myönteisemmiksi.

Yhteistyöhön liittyy myös haasteita

Onnistumisien lisäksi yhteistyössä havaittiin kehityskohteita. Jo aiemmin on tiedostettu, että Kelan ja erikoissairaanhoidon välillä on useita sähköisiä tiedonkulun väyliä ja järjestelmiä. Asiakkaan sujuva palvelu vaatisi, että tiedot kulkisivat joustavasti yhteistyökumppaneiden välillä myös sähköisissä järjestelmissä.

Projektin aikana asiakkailta pyydetty suostumus tietojen vaihtoon edesauttoi monialaista yhteistyötä, ja tulevaisuudessakin tietojen vaihdon mahdollistava suostumus on tärkeä työväline. Sähköisiä järjestelmiä olisi kuitenkin hyvä kehittää yhtenäisemmiksi, ja muillakin tavoilla mahdollistaa sujuvamman yhteistyön toteuttaminen.

Tiedon pitää kulkea myös organisaatioiden sisällä. Suurissa organisaatioissa haasteet voivat liittyä sisäisiin prosesseihin. Ulospäin tehtävän yhteistyön kehittämisen lisäksi tarvitaan organisaatioiden sisäistä kehittämistä sekä resursseja yhteistyön toteuttamiselle.

Tutkimustulosten perusteella yhteistyö tulisi määritellä jatkossa vieläkin tarkemmin. On olennaista määrittää, ketkä yhteistyötä tekevät, missä tilanteissa ja millä keinoilla. Monialaisessa yhteistyössä on olennaista, että eri ammattilaisilla on mahdollisuudet osallistua tehtävään yhteistyöhön ja antaa panoksensa kuntoutuspolkujen suunnitteluun.

Näin hyvä yhteistyö toteutuu jatkossa

Jotta monialainen yhteistyö toteutuu mahdollisimman hyvin ja asiakkaat ohjautuvat tarpeen mukaiseen kuntoutukseen oikeaan aikaan, pitää käytännön yhteistyön toteuttamisessa huomioida seuraavat asiat:

1. Yhteistyön tekijöillä on oltava ajantasainen tieto ja osaaminen kuntoutusvaihtoehdoista, palveluista ja etuuksista.
2. Yhteistyötä tekevissä organisaatioissa on nimettävä yhteistyön vastuuhenkilöt.
3. Asiakkaan tilannetta on tarkasteltava monialaisesti riittävän varhaisessa vaiheessa.
4. Tiedonvaihto on mahdollistettava yhteisten tietojärjestelmien ja kokoussovellusten kautta.
5. Organisaatioiden sisäistä yhteistyötä ja tiedonkulkua on kehitettävä.

Yhteistyöhön panostaminen nyt maksaa itsensä takaisin tulevaisuudessa.

Kirjoittajat

Sonja Tuomisto
erikoistutkija, Kela
sonja.tuomisto@kela.fi

Sari Miettinen
erikoistutkija, Kela
sari.miettinen@kela.fi
Twitter: @SariMiettinen

Lisätietoa

Alkuperäinen julkaisu: Miettinen, S., Tuomisto, S. (2023). Kelan ja erikoissairaanhoidon välisen yhteistyön kehittäminen(Avautuu uuteen välilehteen). Työpapereita 177. Kela.