1. Rekisterinpitäjä
KANSANELÄKELAITOS (Kela)
PL 450, 00056 KELA tai Nordenskiöldinkatu 12, 00250 HELSINKI
020 634 11, www.kela.fi/hallinto-yhteystiedot
2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Tarja Hyvärinen
tutkimusjulkaisut@kela.fi
Puh. 020 634 11 (vaihde)
3. Rekisterin nimi
Kelan tutkimusjulkaisujen toimituskunnan vertaisarviointikäytäntö
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn peruste
Henkilötietoja käsitellään tieteelliseen julkaisutoimintaan liittyvän vertaisarviointikäytännön hoitamisessa ja siihen liittyvässä refereepalkkion maksamisessa.
Henkilötietojen käsittely perustuu Kelan lakisääteisten tehtävien hoitamiseen (ks. laki Kansaneläkelaitoksesta 731/2001 2 §), Tieteellisten seurain valtuuskunnan vertaisarviointiprosessin säännöllistä dokumentointia koskeviin vaatimuksiin sekä Tutkimuseettisen neuvottelukunnan hyvään tieteelliseen käytäntöön.
Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.
5. Rekisterin tietosisältö
Sekä hyväksytyistä että hylätyistä vertaisarvioiduista käsikirjoituksista tallennetaan vastaanottopäivämäärä ja päätöksen lähetyspäivämäärä, tekijöiden julkaisuehdotus, tekijöiden nimet ja käsikirjoituksen otsikko, arvioijien nimet ja lausunnot sekä toimituskunnan tekijöille lähettämät julkaisemista koskevat päätökset.
Refereepalkkion maksun mahdollistamiseksi käsitellään seuraavia henkilötietoja: nimi, henkilötunnus, pankkiyhteystieto ja postiosoite.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Tiedot saadaan suoraan rekisteröidyltä itseltään.
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Ei säännönmukaista luovutusta.
Vertaisarvioinnin hyvän tieteellisen käytännön noudattamiseen liittyvässä selvitystilanteessa rekisterinpitäjä luovuttaa tarvittavat tiedot asiaa selvittävän organisaation htk-prosessista (hyvä tieteellinen käytäntö) vastaaville henkilöille.
8. Tietojen siirto EU- tai ETA-maiden ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä EU- tai ETA-maiden ulkopuolelle.
9. Henkilötietojen säilytysaika
Palkkionmaksuun liittyviä asiakirjoja säilytetään 11 vuotta. Säilytysaika perustuu kirjanpitolakiin (1336/1997).
Muut henkilötietojen säilytysajat on määritelty Kansallisarkiston ohjeiden, lakien ja asetusten mukaisesti. Tiedot säilytetään Kansallisarkiston hyväksymän arkistonmuodostussuunnitelman mukaisen ajan, joko 2 vuotta, 10 vuotta tai pysyvästi.
Aktiivikäytön jälkeen arkistonmuodostussuunnitelman mukaiset tiedot arkistoidaan yleisen edun mukaista arkistointia tai tieteellistä ja historiallista tutkimusta varten. Hyvän tieteellisen käytännön varmistamiseksi vertaisarviointiprosessia koskevia tietoja ei lähtökohtaisesti voida poistaa.
Tallennetut tiedot eivät ole julkisia ja niitä käsittelevät vain Kelan tutkimusjulkaisujen toimituskunnan työvaliokunnan jäsenet, jotka ovat Kelan työntekijöitä.
10. Rekisterin suojauksen periaatteet
Kela noudattaa kaikessa toiminnassaan huolellisuutta ja varmistaa, että tietosuoja ja tietoturvallisuus toteutuvat.
Kaikki Kelan työntekijät, jotka käsittelevät henkilötietoja, antavat vaitiolositoumuksen. Rekisterissä olevia tietoja käyttävät käyttöoikeuksiensa mukaisesti vain ne henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja työtehtävissään.
11. Oikeus saada pääsy tietoihin
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) 15. artiklan mukaan rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus saada pääsy häntä koskeviin henkilötietoihin. Tämä tarkoittaa sitä, että rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa itseään koskevat tiedot.
Jos rekisteröity henkilö haluaa tarkistaa itseään koskevat tiedot, hänen pitää pyytää tietoja Kelasta.
Pyynnön voi lähettää Kelan kirjaamoon kirjaamo@kela.fi.
Pyynnön voi esittää myös puhelimitse tai asioimalla Kelan palvelupisteessä tai lähettää viestinä OmaKelassa.
12. Oikeus korjata virheelliset tiedot
Tietosuoja-asetuksen 16. artiklan mukaan rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus vaatia rekisterissä olevien itseään koskevien henkilötietojen korjaamista, jos tieto on virheellinen.
Jos rekisteröity henkilö haluaa korjata virheellisiä tietojaan, hänen pitää pyytää sitä Kelasta.
Pyynnössä pitää yksilöidä
- mikä tieto on virheellinen
- millä perusteella se on virheellinen
- miten sitä pitäisi muuttaa.
Pyynnön voi lähettää Kelan kirjaamoon kirjaamo@kela.fi.
Pyynnön voi esittää myös puhelimitse tai asioimalla Kelan palvelupisteessä tai lähettää viestinä OmaKelassa.
13. Oikeus tietojen poistamiseen
Tietosuoja-asetuksen 17. artiklan mukaan rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus vaatia itseään koskevan henkilötiedon poistamista rekisteristä.
Tämä oikeus ei koske niitä henkilötietoja, joita Kela tarvitsee lakisääteisen tehtävän hoitamista varten.
Jos rekisteröity henkilö haluaa poistaa rekisterissä olevia tietojaan, hänen pitää pyytää sitä Kelasta.
Pyynnön voi lähettää Kelan kirjaamoon kirjaamo@kela.fi.
Pyynnön voi esittää myös puhelimitse tai asioimalla Kelan palvelupisteessä tai lähettää viestinä OmaKelassa.
14. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Tietosuoja-asetuksen 77. artiklan mukaan rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos hän katsoo, että Kela rikkoo henkilötietojen käsittelyssä EU:n tietosuoja-asetusta.