Tiedonhallinnan blogi: Arkistointi lähemmäs tiedonhallinnan suunnittelua

Arkistoinnin suunnittelu ei ole enää tiedon elinkaaren lopussa tehtävä erillinen toimenpide. Se alkaa tehtävien, tietoaineistojen ja niiden välisten suhteiden tunnistamisesta ja on osa jatkuvaa tiedonhallintaa. Tiedonhallintamalli tarjoaa tälle yhteisen rakenteen, kirjoittaa johtava asiantuntija Mikael Rihtniemi.

Arkistoinnilla tarkoitetaan tietojen, myös henkilötietojen, pysyvää säilyttämistä etenkin tilastollisia tai tutkimuksellisia tarkoituksia varten. Se mielletään edelleen helposti erilliseksi projektiksi, joka voidaan hoitaa myöhemmin. Tietojärjestelmähankkeissa tästä seuraa kuitenkin usein haasteita, kun arkistointiin liittyviä vaatimuksia ei ole huomioitu riittävän ajoissa. Siksi arkistoinnin suunnittelu tulee ottaa mukaan jo asiakirjojen ja tietoaineistojen elinkaaren alkuvaiheessa. 

Myös uusi arkistointilaki tukee tätä ajattelutavan muutosta. Sen tavoitteena on vahvistaa arkistoinnin asemaa osana tiedonhallinnan kokonaisuutta eikä pelkästään tiedon elinkaaren viimeisenä vaiheena. 

Uusi arkistointilaki vahvistaa tiedonhallinnan näkökulmaa

Uuden arkistointilain mukaan arkistointi kattaa arkistollisen arvon määrittämisen lisäksi tietojen turvallisen säilyttämisen sekä niiden saatavuuden ja käytettävyyden varmistamisen myös tuleville sukupolville.

Uuden sääntelyn merkittävin hyöty on se, että arkistoinnin suunnittelu tuodaan lähemmäs muuta tiedonhallinnan suunnittelua. Samalla lakisääteisen tiedonhallintamallin yhtenäistä rakennetta voidaan hyödyntää arkistoinnin suunnittelussa. Tämä parantaa tiedonhallintamallin hyödynnettävyyttä ja vaikuttavuutta myös laajemmin.

Arkistoinnin perusperiaatteet eivät ole muuttuneet. Lähtökohtana ovat edelleen viranomaisen tehtävissä syntyvät tietoaineistot ja niihin kohdistuvat vaatimukset. Kun arkistoinnin suunnittelu aloitetaan jo tiedon elinkaaren alkuvaiheessa, voidaan varmistaa, että tietoaineisto syntyy laadukkaana ja että siihen liitetään tarvittavat metatiedot ja kontekstitiedot.

Uusi laki päivittää myös käsitteistöä vastaamaan paremmin digitaalista toimintaympäristöä. Lisäksi laissa säädetään ensimmäistä kertaa arkistollisen arvon määrittämisen kriteereistä, mikä tukee tiedonhallintayksiköitä arkistointiesitysten valmistelussa.

Tiedonhallintamallista arkistoinnin keskeinen suunnitteluväline

Aiemmin arkistoinnin suunnittelun perustana olivat arkistonmuodostussuunnitelmat (AMS), jotka kohdistuivat erityisesti paperisiin aineistoihin. Digitaalisten tietoaineistojen hallintaa varten organisaatiot laativat puolestaan tiedonohjaussuunnitelmia (TOS).

Jatkossa arkistoinnin suunnittelun keskeisenä työvälineenä toimii tiedonhallintalaissa säädetty tiedonhallintamalli, johon voi sisällyttää AMS:n ja TOS:n tietoja. Tiedonhallintayksiköiden tulee varmistaa, että tiedonhallintamalli kuvaa tietoaineistot lain edellyttämällä tavalla myös arkistoinnin näkökulmasta.

Kansallisarkisto valmistelee parhaillaan ohjeistusta uuden lain soveltamisesta. Ohjeissa kuvataan, miten arkistointi huomioidaan tiedonhallintamallissa, mutta ne eivät yksityiskohtaisesti määrää tiedonhallintamallin ja tiedonohjaussuunnitelman välistä suhdetta. Ratkaisut jäävät tältä osin tiedonhallintayksiköiden harkittaviksi. Tiedonohjaussuunnitelmilla on todennäköisesti jatkossakin rooli asianhallinnan ohjaamisessa

Mitä muutos tarkoittaa Kelassa?

Uuden arkistointilain näkökulmasta Kelassa on hyvä huomioida erityisesti seuraavat asiat:

1. Kelan tiedonhallintamallia käytetään myös arkistoinnin suunnittelussa. Kelassa arkistonmuodostussuunnitelmat ja tiedonohjaussuunnitelma sisältyvät jo nykyisin osaksi tiedonhallintamallikokonaisuutta.

2. Kansallisarkisto määrää jatkossakin arkistoitavat tiedot Kelan laatiman arkistointiesityksen perusteella.

3. Arkistointiesityksessä arvioidaan lakisääteisissä tehtävissä syntyvien tietoaineistojen arkistollista arvoa arkistointilaissa säädettyjen kriteerien mukaisesti.

4. Kela ei jatkossakaan siirrä arkistoitavia aineistoja Kansallisarkistoon, ellei siitä erikseen sovita.

Kelan tiedonhallintamalli muodostaa kokonaiskuvan tiedoista, prosesseista, tietojärjestelmistä ja niiden välisistä suhteista. Tiedonohjaussuunnitelma puolestaan kuvaa asiakirjallisen tiedon käsittelyä tehtävä-, prosessi- ja asiakirjatasolla.

Koska tiedonhallintalaki ei määrittele tiedonhallintamallin toteutustapaa yksityiskohtaisesti, arkistoinnin suunnitteluun liittyvät vaatimukset voidaan kuvata useilla eri tavoilla. Kelassa tiedonohjaussuunnitelmaa hyödynnetään jatkossakin osana tiedonhallintamallia. Kehitämme jatkuvasti Kelan tiedonhallintamallin rakennetta ja sisältöä. Kansallisarkiston ohjeen valmistuttua voimme arvioida tarvittavia muutoksia tiedonhallintamallin ja tiedonohjaussuunnitelman ylläpitoon.