Vaikuttavaa ekosysteemityötä niukkojen resurssien aikana

Kelan strateginen tulevaisuuskuva asettaa kunnianhimoisen tavoitteen: sosiaaliturvan asiakkaiden palvelut ovat elämäntilannelähtöisiä ja digitaalisia, ja toimintatavat rakentuvat vahvalle organisaatiorajat ylittävälle yhteistyölle. Ekosysteemityö vaatii aikaa, osaamista ja sitoutumista – mutta niin vaatii kaikki muukin kehittäminen. Miten siis priorisoida ja miten kannattaa edetä?

Mistä kannattaa aloittaa?

Arto Vuori esitti aiemmin kysymyksen: "Minkä sosiaaliturvan palvelukokonaisuuden tai asiakassegmentin palvelun yhteismuotoilu tuo mitattavan ja tarpeeksi merkittävän myönteisen vaikutuksen asiakkaalle ja yhteiskunnalle?"

Koska niukkojen resurssien aikana meidän on tehtävä valintoja, mistä ekosysteemistä kannattaa lähteä liikkeelle uusien toimintamallien jalkauttamiseen? Voimme arvioida ekosysteemejä ainakin seuraavien ulottuvuuksien kautta:

Strateginen yhteensopivuus – Miten laajasti ekosysteemi voi mahdollistaa Kelan tulevaisuuskuvan toteutumisen? Kuinka paljon voidaan parantaa asiakkaan sujuvaa asiointia ja vähentää "pompottelua"? Mahdollistuuko yhteinen asiakaskuva ja tiedon reaaliaikainen vaihto?

Vaikuttavuus asiakkaalle ja yhteiskunnalle – Mitä myönteisiä vaikutuksia voidaan saavuttaa? Kuinka helposti vaikutuksia voidaan seurata ja mitata? Mikä on potentiaali säästöihin ja tehokkuuden parantumiseen?

Toteutettavuus ja valmiustaso – Mikä on Kelan rooli ja vaikutusmahdollisuudet? Onko kumppaneilla yhteinen tahtotila ja resurssit? Millainen on toimijoiden teknologinen valmius?

Lisäksi voimme arvioida monimutkaisuutta, kiireellisyyttä sekä riskejä ja riippuvuuksia. Arviointia kannattaa tehdä läpi ekosysteemin kehityskaaren – ei vain alussa.

Miten lähdimme liikkeelle

Kuluneen vuoden aikana olemme määritelleet ekosysteemityön rakenteita ja rooleja, sekä lähteneet tunnustellen liikkeelle “työllisyyden ekosysteemissä” yhdessä suurten kaupunkien, KEHA-keskuksen ja muiden kumppaneiden kanssa. Olemme kartoittaneet olemassa olevia yhteistyöverkostoja ja hakeneet ymmärrystä niiden tavoitteista ja toimivuudesta. “Työllisyyden ekosysteemi” valikoitui ensimmäiseksi konkreettiseksi kehittämiskohteeksi useasta syystä.

Ensinnäkin sen asiakasvolyymi on merkittävä ja palvelupolut ylittävät väistämättä useamman organisaation rajat. Työtön asiakas asioi tyypillisesti työllisyyspalveluiden, Kelan, työttömyyskassojen ja usein myös hyvinvointialueen palveluissa. Tieto ei vielä liiku riittävästi emmekä jaa aina samaa tilannekuvaa asiakkaasta, joten joskus asiakas joutuu kertomaan saman asian moneen kertaan. Lisäksi kumppaniverkosto on olemassa. C6-kaupunkien allianssi tarjoaa valmista alustaa strategiselle yhteistyölle, ja työllisyysalueiden käynnistyminen vuoden 2025 alussa on luonut uutta dynamiikkaa kentälle. Kipupisteet ovat konkreettisia ja tunnistettuja: tiedon liikkuminen on osittain "asiakkaan varassa" ja yhteinen tilannekuva asiakaskunnasta puuttuu.

Kriteeristömme näkökulmasta työllisyyden ekosysteemissä toteutuvat vahvasti strateginen yhteensopivuus, korkea vaikuttavuuspotentiaali ja kohtuullinen toteutettavuus. Kela on luontainen koordinaattori työttömyysturva-asioissa, ja ekosysteemtoimijoilla on tahtotila tehdä yhteistyötä Kelan kanssa.

Ekosysteemityö etenee vaiheittain

Ekosysteeminen yhteistyö kehittyy tyypillisesti neljän vaiheen kautta: tunnustelusta edetään kokeiluun, jonka jälkeen kumppanuus syvenee ja ajan myötä yhteistyöhön tulee mukaan uusia toimijoita.

Olemme tällä hetkellä tunnusteluvaiheen ja kokeiluvaiheen rajapinnassa. Olemme hahmotelleet kolmitasoisen toimintamallin – kutsumme sitä työnimenä Minimum Viable Ecosystemiksi – jossa strateginen, taktinen ja operatiivinen taso kytkeytyvät toisiinsa. Yhteinen visio ja tavoiteasetanta kumppaneiden kanssa vaativat vielä työtä. Taktisen tason kehitysvastuut sekä näkemykset asiakaspoluista ja asiakaskokemuksesta kaipaavat selkeytystä, ja ekosysteemitason koordinointiroolit ovat vasta muotoutumassa.

Kolme neuvoa niukkuuteen

Miten sitten tehdä vaikuttavaa ekosysteemityötä, kun resurssit ovat tiukilla? Olemme tunnistaneet kolme lähestymistapaa.

Ensimmäinen: valitse kehityskohteet tarkasti. Tunnistamme yhdessä kumppaniemme kanssa asiakaspolkujen tärkeimmät kehityskohteet ja keskitymme niihin kohtiin, joissa yhteistyöllä on suurin yhteinen hyöty.

Toinen: hyödynnä olemassa olevia rakenteita. Verkostokartoituksemme osoitti, että työllisyyden alueella on jo useita yhteistyöverkostoja. Näistä voi lähteä liikkeelle mutta tarvitsemme uusia rakenteita ja niiden lisäksi myös nykyisten verkostojen fokusointia, priorisointia ja parempaa koordinointia.

Kolmas: aloita pienin askelin ja opi. Olemme hakeneet vertaisoppia muista relevanteista ekosysteemeistä ja menemme kokeilemalla ja jatkuvasti oppimalla eteenpäin. Kuten liikenteen dataekosysteemin vetäjä Janne Lautanala Fintrafficilta on todennut: "Ekosysteemimallien luomiseen ei ole oikopolkua – onnistuneet ekosysteemimallit on usein saatu aikaan 'ota käyttöön ja opi' -menetelmällä kuunnellen jatkuvasti palautetta muilta ekosysteemin jäseniltä."

Investointi vai kustannus?

Arto Vuori kirjoitti vuosi sitten, että "yhteistyö kärsii helposti ensimmäisenä" säästöpaineiden oloissa, ellei siihen ole suoria taloudellisia kannusteita. Ekosysteemityön paradoksi on, että se edellyttää pitkäjänteistä yhteistyötä mutta lyhyellä aikavälillä se saatetaan nähdä “ylimääräisenä” tekemisenä. Aitoa vaikuttavuutta voidaan kuitenkin saavuttaa vain yhdessä, yhteiseen tavoitteeseen sitoutumalla.

Esimerkkejä mahdollisista hyödyistä: laajempi ja reaaliaikaisempi tiedonvaihto vähentää manuaalista työtä, parempi asiakasohjaus vähentää turhia yhteydenottoja, ennakoivat palvelut voivat lyhentää työttömyysjaksoja ja ehkäistä ihmisten työkyvyn ongelmia. Mutta nämä hyödyt eivät realisoidu ilman alkuinvestointia yhteiseen tekemiseen.

Luottamus syntyy tekemällä

Vuori päätti kirjoituksensa ajatukseen, joka korostaa yhdessä tekemisen merkitystä: luottamus syntyy yhdessä tehden ja sopien. Emme voi rakentaa toimivaa ekosysteemiä pelkillä strategiadokumenteilla. Tarvitsemme avointa, luottamusta rakentavaa vuoropuhelua sekä konkreettisia kokeiluja, joissa opimme yhdessä kumppaneiden kanssa. Kokeilut koskevat sekä yhteisiä toimintamalleja että asiakkaille suunniteltavia ratkaisuja.

Työllisyyden ekosysteemi on ensimmäinen testi. Lähdemme pienin askelin liikkeelle ja onnistumisten kautta voimme laajentaa saatuja oppeja muihin asiakasryhmiin – lapsiperheisiin, opiskelijoihin, eläkeläisiin ja niihin kytkeytyviin ekosysteemeihin. Hallittu muutos tapahtuu askel kerrallaan. Ensimmäiset askeleet on otettu.