Tiedonhallinnan blogi: Reikäkorteista tekoälyyn

Kelan tehtävänä on hoitaa Suomen sosiaaliturvaan kuuluvien henkilöiden perusturvaa erilaisissa elämäntilanteissa. Reikäkorteista tekoälyyn ulottuva kehityskaari kertoo paitsi teknologian muutoksesta, myös siitä, miten tieto ja sen hallinta on aina ollut ratkaiseva tekijä sosiaaliturvan toimeenpanossa, kirjoittaa Kelan johtava asiantuntija Arja Lemmettylä.

Kela perustettiin vuonna 1937, jolloin sen ensimmäisenä tehtävänä oli huolehtia kansaneläkkeiden maksamisesta. Tästä tehtävästä kumpusi tarve järjestää kahden miljoonan vakuutetun vakuutusmaksujen keräys ja niiden kirjanpito. Tehtävää helpottamaan hankittiin edistykselliset reikäkortit, ja hyvässä yhteistyössä laitetoimittajan kanssa vakuutusmaksukortisto saatiin pystyyn vuoden 1941 alkupuolella. Pohja Kelan tietojenkäsittelytoiminnalle oli näin luotu.

Seuraava merkittävä tapahtuma liittyi elektronisten tietojenkäsittelykoneiden käyttöönottoon vuonna 1960. Tuolloin tapahtunut laitteistomuutos oli niin perusteellinen, että siitä voidaan katsoa alkaneen automaattinen tietojenkäsittely Kelassa. Tämä transformaatio oli niin suuri, että reikäkorttikoneiden ja kortistojen hoidosta vastannutta henkilökuntaa vähennettiin noin sadalla. Tämän jälkeen tekninen kehitys on ollut tunnetusti nopeaa.

Tieto digitalisaation moottorina

Tietoon on aina kohdistunut tarpeita ja odotuksia sen toimiessa päätöksenteon, palveluiden sekä toimintojen perustana. Organisaatiot keräävät, säilyttävät, hyödyntävät ja jakavat tietoja, mutta tavat, joilla tämä tehdään, ovat muuttuneet merkittävästi. Digitalisaation myötä tiedon on oltava paitsi helposti saatavilla, myös turvallisesti ja oikea-aikaisesti käytettävissä. Odotamme että oikea tieto on oikealla henkilöllä oikeaan aikaan ja oikeassa muodossa.

Vaikka teknologia on kehittynyt huimasti, tietojärjestelmille asetut tavoitteet ovat pysyneet yllättävän samoina. Jo yli 50 vuotta sitten Kelan hallitus asetti silloisen atk-keskuksen tehtäväksi ”tehostaa Kelalle uskottujen tehtävien suorittamista automaattisia tietojenkäsittelylaitteita hyväksikäyttäen”. Tavoite on edelleen ajankohtainen, nyt vain kehittyneemmillä välineillä ja yhä suuremmilla tietomäärillä.

Yhä useampi julkinen toimija näkee digitalisaatiossa myös mahdollisuuksia säästöihin ja tehokkuuden lisääntymiseen, unohtamatta asiakkaiden vaatimuksia ja odotuksia liittyen tarjottaviin palveluihin sekä asiointitapoihin.

Aiemmin asiakas toimitti paperihakemuksensa ja liitteensä Kelaan, jossa etuuskäsittelijä käsitteli ne paperisina. Asiakirjat säilytettiin asiakkaan omassa kansiossa, joka sijaitsi paikallistoimistossa, missä myös asiointi tapahtui.

Nykyään asiakkaita palvellaan verkossa, puhelimessa ja palvelupisteissä. OmaKelassa asioiden hoitaminen onnistuu näppärästi mistä ja milloin tahansa. Digitalisaation avulla on mahdollista siirtyä yhä asiakaslähtöisempään toimintatapaan, jossa palveluiden on toimittava ja tiedon on liikuttava saumattomasti

Tekoäly, tiedolla johtaminen ja ekosysteemit

Tulevaisuuden tiedonhallinnan keskeisiä trendejä ovat tekoäly, tiedolla johtaminen ja tiedon ekosysteemit. Tekoälyn hyödyntämiseen kohdistuu suuria odotuksia ja olemme vasta tämän matkan alkumetreillä. Jotta tekoälyn mahdollistama hyötypotentiaali olisi mahdollista saavuttaa, vaatii se ns. tekoälyvalmista tietoa.

Sirpaleinen, puutteellinen saati väärä tieto ovat esteitä tekoälyn hyödyntämiselle. Tiedonhallinnan merkitys korostuu entisestään tekoälyratkaisujen hyödyntämisen ja käyttöönottojen myötä. Tiedon tulee olla saatavilla, hyvälaatuista sekä asianmukaisesti suojattua, jotta se luo perustan menestyksekkäälle hyödyntämiselle.

Tieto ja tietoaineistot tukevat myös johtamista ja yhteiskunnallista päätöksentekoa, jolloin tiedon tarve ja merkitys korostuvat entisestään. Tiedolla johtamisesta on puhuttu jo vuosia, mutta se tulee nousemaan entistä merkityksellisemmäksi tulevaisuudessa. Tämä asettaa omalta osaltaan vaatimuksia käytettävissä olevalle tietopohjalle, tiedon hyödyntämiselle ja tiedolla johtamisen osaamiselle.

Tiedolla johtamista ei pidä nähdä vain teknisenä kysymyksenä, vaan se vaatii organisaatiolta kykyä tulkita tietoa, ymmärrystä sen mahdollisista rajoitteista sekä osaamista hyödyntää tietoa päätöksenteossa. Tiedolla johtamisen kulttuuriin ja osaamisen kehittämiseen on panostettava, jotta toimintaa voidaan tukea tiedolla kaikilla organisaation tasoilla.

Kelassa on vuosikymmenten perinteet tiedonvaihdolle kumppaneidemme kanssa ja näitä tietoja hyödynnetään esimerkiksi asiakaspalvelu- ja ratkaisutyössä. Tulevaisuudessa tiedon hyödyntäminen tapahtuu yhä enemmän osana laajempia ekosysteemejä, joissa eri viranomaiset, palveluntarjoajat ja asiakkaat jakavat tietoa turvallisesti ja eri käyttötarkoituksia varten.

Tehokkaalla ja sujuvalla tiedon liikkumisella pystymme tukemaan sosiaaliturvan toimeenpanoa ja meidän kaikkien sujuvaa arkea. Tämä kehitys edellyttää tiivistä yhteistyötä eri toimijoiden välillä, yhteentoimivia järjestelmiä sekä luottamusta, sillä vain yhdessä voimme rakentaa onnistuneesti tiedon ekosysteemejä, jotka palvelevat sekä yksilöä että yhteiskuntaa.

Käännekohta ja talouden realiteetit

Tiedon hyödyntämisen osalta olemme merkittävässä käännekohdassa. Teknologian mukanaan tuomat mahdollisuudet ovat suuremmat kuin koskaan, mutta samaan aikaan talouden reunaehdot muistuttavat olemassaolostaan monessa julkisen sektorin organisaatiossa. Heikentynyt taloustilanne ja siihen liittyvät säästötavoitteet kohdistuvat usein ensin juuri kehittämiseen.

Tämä on omiaan luomaan haasteita pitkäjänteiselle kehitystyölle ja investoinneille, joita edellä esitetyt mahdollisuudet eri toimijoilta vaatisivat. Siksi onkin entistä tärkeämpää priorisoida vaikuttavimmat kehitystoimet ja varmistaa, että rajalliset resurssit kohdennetaan sinne, missä niillä on suurin vaikutus niin asiakaskokemuksen, toiminnan sujuvuuden kuin yhteiskunnallisen vaikuttavuuden kannalta.

Vaikka toimintaympäristö haastaa, ei tiedon merkitys vähene. Tekemällä viisaita valintoja ja panostamalla vaikuttavaan kehittämiseen voimme varmistaa, että tieto palvelee meitä nyt ja tulevaisuudessa.