Tiedonhallinnan blogi: Tiedolla parempaa palvelua – Kelan Etuustietopalvelu Kelmu mahdollistaa tietoon perustuvan päätöksenteon ja tehokkuuden

Digitalisaatio mahdollistaa perinteisten toimintamallien, kuten puhelinasioinnin, korvaamisen sähköisillä ratkaisuilla ja teknologioilla. Digitalisaation keinoin voidaan tehostaa palveluita ja toimintaprosesseja, kun mahdollistetaan asiakastiedon liikkuvuus eri organisaatioiden välillä, kirjoittavat Kelan kehityspäälliköt Tomi Ståhl ja Jessica Herold.

Jokaisella on oikeus henkilötietojensa suojaan. Tietosuojaa koskeva lainsäädäntö osoittaa, milloin ja millä edellytyksillä henkilötietoja voidaan käsitellä. Digitaalisten palvelujen tarjoamisesta annettu laki, tiedonhallintalaki, EU:n tietosuoja-asetus (GDPR) sekä muu tietosuojalainsäädäntö toimivat digitalisoituvan hallinnon sekä datalähtöisen toiminnan keskeisimpinä yleissääntelyinä. Tärkeää on myös tarkempi erityislainsäädäntö, joka osoittaa viranomaisen tiedonsaantioikeuden. Jos erityislainsäädäntöä ei ole, julkisuuslaki sääntelee salassa pidettävän tiedon luovuttamista.

Tiedonhallintalain 22 §:n mukaan viranomaisten on toteutettava säännöllisesti toistuva ja vakiosisältöinen sähköinen tietojen luovuttaminen tietojärjestelmien välillä teknisten rajapintojen avulla, jos vastaanottavalla viranomaisella on tietoihin laissa säädetty tiedonsaantioikeus. Lain 23 §:ssä säädetään katseluyhteyden avaamisesta muulle viranomaiselle. 

Kela mahdollistaa viranomaisille suunnatun etuustietopalvelu Kelmun kautta muun muassa hyvinvointialueiden, kuntien ja vastaanottokeskusten lain mukaisen tiedonsaantioikeuden toteutumisen tarjoamalla heille sähköisesti Kelan etuustiedot. Kelmu-järjestelmä mahdollistaa kattavampaan ja ajantasaisempaan asiakastietoon perustuvat palvelut eikä asiakkaan tarvitse itse toimia tiedon kuljettajana. Etuustietoja on kyselty Kelmun kautta vuosittain noin 6,5 miljoonaa kertaa.

Lainsäädännön tulkinta avainasemassa

Asiakastiedon liikkuvuuden edistämisessä on haasteita muun muassa lainsäädännön sekä järjestelmäkehityksen kustannusten osalta. Seuraavassa asiaa kuvataan erityisesti lainsäädännön tulkinnan näkökulmasta kolmen tuoreen esimerkin avulla.

1. Kuntien kotoutumispalvelujen tiedonsaantioikeus

Kotoutumispalvelujen tiedonsaantioikeus tarkistettiin, kun sosiaalihuollon palvelut olivat siirtymässä hyvinvointialueille vuoden 2023 alusta lähtien. Kotouttamisesta annetun lain 87 §:n perusteella Kelan tulee luovuttaa kotouttamispalveluille tehtävien suorittamiseksi välttämättömät tiedot.

Kela ei tunne kotoutumispalvelujen tehtäviä yhtä hyvin kuin kunnat itse. Kela pyysikin Kuntaliitolta kantaa siihen, mitä tietoja he pitivät lain tarkoittamalla tavalla välttämättöminä. Kelan asiantuntijaryhmä arvioi pyydettyjen tietojen välttämättömyyttä ja kuuli myös ulkopuolista tietosuojan asiantuntijaa. Lisäksi valmistelun yhteydessä tehtiin tietosuojan vaikutustenarviointi (DPIA).

Tietosuojaloukkausten riskien hallinnan näkökulmasta Kelmu-katseluyhteys todettiin muita arvioituja vaihtoehtoja turvallisemmaksi. Kelmu varmistaa paremmin myös maahanmuuttajien sosiaaliturvan saatavuuden ja yhdenvertaisuuden, kun välttämättömät tiedot ovat viivytyksettä käytettävissä ja ilman tulkin, asiakkaan tai Kelan toimihenkilön tietojen luovuttamisprosessin riskiä. Uutena riskien hallintakeinona otettiin käyttöön tietosuojakoulutus Kelmu-katseluyhteyden käyttäjille.

2. Vastaanottokeskusten tiedonsaantioikeus

Vastaanottokeskusten tarve saada Kelasta etuustietoja kasvoi Ukrainasta paenneiden saaman tilapäisen suojelun vuoksi. Kelan tulee luovuttaa vastaanottokeskuksille välttämättömiä tietoja sellaisista Kelan maksamista etuuksista, joiden saaminen voidaan ottaa huomioon, kun ratkaistaan vastaanottopalvelujen asiakkaan oikeus vastaanotto- ja käyttörahaan. Tietojen välittäminen perustuu henkilötietojen käsittelystä maahanmuuttohallinnossa annetun lain 13 §:n.

Kelmu-katseluyhteyden avaaminen edellytti vastaanottokeskusten tiedonsaantioikeuden selvittämiseksi laajaa yhteistyötä Maahanmuuttoviraston kanssa, tietosuojan vaikutusten arviointia sekä riskien hallintatoimenpiteitä kuten vastaanottokeskusten henkilökunnan kouluttamista.

3. Terveyssosiaalityöntekijöiden tiedonsaantioikeus

Hyvinvointialueiden toiminnan aloittamisen valmistelussa selvitettiin, voidaanko hyvinvointialueiden terveydenhuollossa toimiville sosiaalityöntekijöille (terveyssosiaalityöntekijät) antaa Kelmu-katseluyhteys. Lainsäädännön mukainen tiedonsaantioikeus koski sosiaalityöntekijöitä ja esimerkiksi HUS ei antanut lain tarkoittamalla tavalla sosiaalihuollon palveluita. Tiedonsaantioikeutta ei siten ollut, eikä HUS:lle voitu avata Kelmu-katseluyhteyttä.

Kela, HUS, terveyssosiaalityöntekijöiden yhdistys Terveyssosiaalityö ry ja hyvinvointialueyhtiö Hyvil Oy tekivät tiivistä yhteistyötä, jotta lainsäädännössä oleva ilmeinen puute saataisiin korjattua. Lainsäädännön puute vaikeutti etenkin terveyssosiaalityöntekijöiden asiakastyötä ja heijastui sitä kautta haavoittuvassa asemassa olevien potilaiden palveluihin. Myös Kelalle tuli ylimääräistä työtä. Toimijat tekivät sosiaali- ja terveysministeriölle ehdotuksen, miten lainsäädäntöä voitaisiin muuttaa tiedonkulun parantamiseksi.

Tiedonsaantioikeuksista säätäminen on haastavaa muun muassa perustuslain takaaman yksityisyyden suojan, tietosuoja-asetuksen ja kansallisen sääntelyn laajuuden vuoksi. Sosiaali- ja terveysministeriö huomioi ehdotuksen valmistellessaan hallituksen esitystä asiakastietolain muuttamiseksi ja tiedonsaantioikeus saatiin ratkottua asiakastietolain 1.7.2024 voimaantulleella muutoksella. Asiakastietolain uudistettu 64 § antaa sosiaali- ja terveydenhuollon viranomaisen palveluksessa toimivalle sosiaalihuollon ammattihenkilölle oikeuden saada Kelalta potilaan sosiaaliturvaetuuksia koskevat tiedot, jotka ovat välttämättömiä potilaan terveydentilaan liittyviä etuuksia koskevan neuvonnan ja ohjauksen varmistamiseksi.

Etuustietopalvelu Kelmu tietojen tarjoajana

Kun lainsäädännön tulkinta on tehty ja tiedonsaantioikeus on tulossa voimaan, alkaa Kelmu-katseluyhteyden avaamisen käytännön toteutus. Luovutettavien tietojen tietosisältö määritellään tietokenttätasolla ja määrittelyn mukaiset toteutukset tehdään tietojärjestelmään. Digi- ja väestötietovirastolta haetaan tarvittavat Suomi.fi-valtuudet ja tehdään tarvittaessa tietosuojan vaikutustenarviointi. Lisäksi Kelmun käytöstä tehdään aina osapuolten välinen sopimus. Myös ajantasainen viestintä ja kumppanin koulutus erityisesti tietosuoja-asioista ovat tärkeässä osassa prosessia.

Vaikka digitaalisten palvelujen käyttöönotto aiheuttaa työtä ja prosessi vie usein kuukausia (mahdollisissa lainsäädäntömuutoksissa jopa vuosia), tuottavuuspotentiaali yli organisaatiorajojen on merkittävä hyötyjen kertautuessa vuosien mittaan. Siirtyminen digitaalisiin ratkaisuihin säästää resursseja vaihtoehtoisissa asiointikanavissa, kuten puhelinpalvelussa ja suojatun sähköpostin palveluissa. Se myös reaaliaikaisuudellaan nopeuttaa prosesseja ja on siten kokonaisuuden kannalta yleensä tehokkaampi vaihtoehto. Usein myös tiedon saatavuus, laatu ja tietoturva paranevat.

Moniammatillisen yhteistyön merkitys

Lainsäädännön tulkinta erityislainsäädännön näkökulmasta sekä moniammatillinen yhteistyö ovat keskeisessä asemassa, jotta tiedon liikkuvuutta eri organisaatioiden välillä voidaan lisätä ja digitalisaation tuomia mahdollisuuksia aidosti hyödyntää.

Tiedonsaantioikeuden mukaisten välttämättömien tietojen määrittely ohjaa tiedonjakamisen laajuutta. Käytännössä kyse on siitä, mitä tietoja viranomainen välttämättä tarvitsee hoitaakseen tehtävät hyvän hallinnon, asiakkaan oikeusturvan, palvelujen laadun ja tuloksellisuuden näkökulmasta tiedonsaantioikeutensa rajoissa. Työssä korostuu yhdessä tekemisen merkitys yli organisaatiorajojen sekä moniammatillisesti. Lopputuloksena on yhteisen asiakkaan parantunut palvelu.