Tiedonhallinnan blogi: Tiedonhallinta edellyttää kommunikointia ja yhteistä ymmärrystä tiedon eri merkityksistä
Voidaksemme hyödyntää tietoja laadukkaasti sekä lain kirjaimen ja hengen mukaisesti, katse tulisi ensin kiinnittää yhteisen ymmärryksen saavuttamiseen jo lakien varhaisessa valmisteluvaiheessa, kirjoittaa väitöskirjatutkija Tuija Kautto. Kautto on virkavapaalla Kelan asiakirjahallinnan ja tiedonhallinnan suunnittelijan tehtävästä.
Viranomaisen tietoon kohdistuu useita erilaisia, samanaikaisia tavoitteita ja vaatimuksia, jotka voivat joskus olla toisiinsa nähden jopa ristiriitaisia. Tietoon liittyvissä keskusteluissa korostuvat tiedon hyödyntäminen ja tiedon tehokas liikkuminen kansalaisten, asiakkaiden, liiketoiminnan, tutkimuksen sekä laajemmin yhteiskunnan eri tarpeiden näkökulmista.
Toisaalta kansalaisten tulee voida luottaa siihen, että viranomaiset käsittelevät heidän tietojaan luotettavasti, tietoturvallisesti ja eettisesti kestävällä tavalla. Mutta se, mitä tieto kenellekin tarkoittaa, ei ole aina selvää. Tietoon liittyvät käsitteet vaihtelevat suuresti riippuen siitä, mistä tasosta ja näkökulmasta käsin keskustelua käydään. Kun lennetään pilvien yläpuolella, tilanne voi näyttäytyä yksinkertaisemmalta kuin se tosiasiassa on.
Erilaiset tietotyypit tulisi määritellä mahdollisimman yksiselitteisesti
Lainsäädäntö muodostaa perustukset ja reunaehdot viranomaisen tietojen käsittelylle ja tiedonhallinnalle. Eri laeista tulevat vaatimukset tulee toimeenpanna tiedonhallinnan käytännöissä sekä määrittää osaksi tietojärjestelmien toiminnallisuuksia.
Tämä edellyttää lainsäädännöltä, että erilaiset tietotyypit tulisi määritellä lainsäädännössä mahdollisimman yksiselitteisesti, jotta niihin liittyvät vaatimukset olisi helpompi kohdentaa tietojärjestelmissä. Lisäksi lainsäädäntöteksteissä tieto-objektit ja niihin liittyvät oikeudet, velvollisuudet tai pakollisuudet tulisi kytkeä selkeämmin toisiinsa.
Tällä hetkellä todellisuus on kuitenkin se, että tietokäsitteet eivät ole eri lakien välillä selkeitä tai yhteensopivia. Tieto-objekteista puhutaan mitä moninaisimmin käsittein. Puhutaan esimerkiksi datasta, dokumenteista, informaatiosta, tiedosta, asiakirjoista, viranomaisen asiakirjoista tai tietoaineistoista. Lakiteksteissä tieto-objekteja lähestytään myös niin sanottujen lopputuotteiden kautta, joita ovat esimerkiksi todistus, päätös, ilmoitus tai raportti.
Jos ilmiötä tarkastellaan englanninkielisten käännösten kautta, kokonaiskuva hämärtyy entisestään. Yhdelle ja samalle käsitteelle voi löytyä hyvinkin erilaisia merkityksiä, jotka ovat seurausta kielellisistä, lainsäädännöllisistä ja informaatiokulttuurisista tekijöistä ja eroavaisuuksista. EU-pohjaisen lain kohdalla käännösprosessin onnistumisella onkin suuri merkitys siinä, miten selkeänä tai epäselvänä käsitteet valuvat kansalliseen lainsäädäntöömme ja tiedonhallintaamme.
Laadukas lopputulos edellyttää yhteistyötä jo lakien valmisteluvaiheessa
Mitä tästä kaikesta pitäisi ajatella? Voidaksemme hyödyntää tietoja laadukkaasti, tehokkaasti, turvallisesti, eettisesti sekä lain kirjaimen ja hengen mukaisesti, katse tulisi ensin kiinnittää yhteisen ymmärryksen saavuttamiseen jo lakien varhaisessa valmisteluvaiheessa. Tämä edellyttää, että eri tiedonhallinnan ammattilaiset ja vastuutahot tulisivat erilaisine näkökulmineen ja haasteineen kuulluiksi.
Tiedonhallinnan ammattilaisina meidän jokaisen tulisi myös kantaa kortemme kekoon nostamalla itse rohkeasti, aktiivisesti ja ennakoivasti esille tärkeinä pitämiämme näkökulmia tiedonhallinnan kuumottavista kysymyksistä. Kun maailma ympärillämme on kaaoksessa, yhteisen ymmärryksen ja kommunikoinnin merkitys korostuu entisestään.
