Kela vastaa tietojen toissijaiseen käyttöön tarvittavista luvista ja aineistoista silloin, kun lupahakemus koskee toisiolain alaisista tiedoista vain Kelan rekisteritietoja.
Usein käytettyihin Kelan rekisteritietoihin voit tutustua Aineistokatalogissa (aineistokatalogi.fi).
Lisätietoja saat Tietoaineistopalvelusta:
Kelan tilastotietojen käytöstä katso Tilastotietopalvelu.
Lupa Kelan rekisteritietojen käyttöön haetaan sähköisellä lomakkeella. Hakemuksen pakollisia asiakirjoja ovat
Tarvittaessa on toimitettava myös tutkimuseettisen toimielimen lausunto.
Toimita hakemus liitteineen sähköisesti Tietoaineistopalveluun osoitteeseen tietoaineistot@kela.fi. Nimeä ja numeroi liitteet selkeästi, jotta tietoluvan käsittely olisi nopeampaa.
Tarkista, että hakemuksesi sisältää seuraavat tiedot:
Salassapitositoumus tarvitaan tutkimuksen vastuulliselta johtajalta ja tutkijoilta, jotka käsittelevät tunnisteellista tai pseudonymisoitua dataa. Aineisto muodostaa henkilörekisterin niin kauan kuin tutkittavan suora tai välillinen tunnistaminen aineistosta on mahdollista tai aineiston koodiavainta säilytetään.
Jos tutkittavilta suoraan kerättävään tietoon (haastattelut, kyselyt) on tarkoitus yhdistää Kelan rekisteritietoja, tutkittavilta pyydettävästä suostumuslomakkeesta tai tiedotteesta pitää selvästi käydä ilmi, mitä tietoja aiotaan yhdistää (esimerkiksi Kelan lääkeostotietoja).
Liitä hakemukseen mallit tutkittavan suostumusasiakirjasta ja tutkittavalle toimitettavasta tiedotteesta. Suostumusasiakirjan tulee olla yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen. Suunnittele tutkimus huolellisesti etukäteen, jotta saat kerralla pyydetyksi koko tutkimuksen kattavan suostumuksen.
Tutkijaryhmän muutos:
Uuden tutkijan lisääminen tutkimusryhmään edellyttää Kelan lupaa. Hae lupaa toimittamalla Kelaan seuraavat asiakirjat:
Laajennuslupahakemus:
Aineiston laajennuslupahakemuksella tutkimukseen voidaan lisätä tietoja sisältöasioista tai alueelta, joita aiemmin myönnetyssä luvassa ei ole ollut. Kuvaa hakemuksessa aineistoon lisättävät uudet tiedot. Toimita Kelaan seuraavat asiakirjat:
Kela toimittaa laajennusluvan mukaiset aineistot toisiolain mukaisesti ainoastaan auditoituun tietoturvalliseen käyttöympäristöön. Lisäksi luvansaajan on siirrettävä aiemmin tutkimukseen luovutetut Kelan aineistot samaan auditoituun tietoturvalliseen käyttöympäristöön.
Toisiokäyttöympäristöjen rekisteri (valvira.fi)
Luvan voimassaolon jatkaminen:
Kelan lupa on voimassa määräajan (enintään 5 vuotta lupakirjeen päiväyksestä). Jos haluat jatkaa luvan voimassaoloa, toimita Kelaan seuraavat asiakirjat:
Luvansaajan on toisiolain mukaisesti siirrettävä aiemmin tutkimukseen luovutetut Kelan aineistot auditoituun tietoturvalliseen käyttöympäristöön.
Toisiokäyttöympäristöjen rekisteri (valvira.fi)
Toimita hakemus liitteineen sähköisesti Tietoaineistopalvelulle osoitteeseen tietoaineistot@kela.fi. Nimeä ja numeroi liitteet selkeästi, jotta tietoluvan käsittely olisi nopeampaa.
Tietolupahakemuksen käsittelyaikaan vaikuttavat toimitettujen tietojen ja selvitysten selkeys ja asianmukaisuus. Asian käsittelyä nopeuttaa, jos kaikki hakemusdokumentit on täytetty huolellisesti ja hakemus sisältää kaikki tarvittavat liitteet. Lähetä lupahakemus hyvissä ajoin ennen tutkimuksen aloittamista.
Kela antaa päätöksen tietolupahakemukseen viipymättä, kuitenkin viimeistään 3 kuukauden kuluessa siitä, kun lupahakemus on saapunut täydellisenä Kelaan.
Lisäselvityspyynnöt pidentävät käsittelyaikaa. Tietojen tarkka yksilöinti on tarpeen myös, jotta Kela voi laatia kustannusarvion aineistojen poiminnasta.
Lupapäätösten hinnoittelu:
Hinnat eivät sisällä arvonlisäveroa eikä sitä myöskään hintoihin lisätä.
Lupapäätösten ja aineistojen poimintojen maksullisuus perustuu valtion maksuperustelakiin (150/1992).
Myönteisen lupapäätöksen jälkeen Kela poimii pyydetyt tiedot. Poiminnan aikatauluun vaikuttaa jonossa olevien aineistopyyntöjen määrä ja laajuus. Poiminnan jälkeen Kela säilyttää tutkimukseen liittyvät tiedot vuoden ajan, ellei hakijan kanssa erikseen sovita toisin. Kela luovuttaa aineiston tilaajan ilmoittamaan auditoituun tietoturvalliseen käyttöympäristöön.
Kela antaa lupakäsittelyn aikana hakijalle kustannusarvion pyydetyn aineiston poimintaan tarvittavasta työstä. Poimintatyön hinta on 138 euroa/tunti (alv 0 %).
Kela vastaa siitä, että aineisto on aineistopyynnön määrittelydokumentin mukainen. Kela korjaa aineistossa olevan virheen veloituksetta, jos toimeksiantaja ilmoittaa virheestä kirjallisesti 3 kuukauden kuluessa siitä, kun toimeksiantaja on saanut aineiston käyttöönsä. Kela ei vastaa lähdeaineistossa olevista virheistä. Kela ei vastaa niistä virheistä tai myöhästymisistä, jotka syntyvät, jos toimeksiantaja on laiminlyönyt sovitut tehtävänsä.
Kelalla on oikeus teettää aineistopyyntöjen toteutuksia kolmannella osapuolella. Kela vastaa näistä tehtävistä kuin omistaan. Kela ei luovuta tietoja, joiden luovuttaminen rikkoo ko. aineistoa koskevia salassapitosäännöksiä tai joiden luovuttaminen on muutoin vastoin lakia.
Kela ei vastaa ylivoimaisen esteen aiheuttamista virheistä tai myöhästymisistä eikä välillisistä vahingoista. Kelan korvausvastuu ulottuu enintään vahinkoa tuottaneen palvelun sopimuksen mukaiseen hintaan. Rajoitusta ei sovelleta Kelan tahallisuudesta tai törkeästä huolimattomuudesta johtuviin vahinkoihin.
Perehdy seuraaviin keskeisiin sosiaali- ja terveystietojen toissijaista käyttöä sääteleviin lakeihin:
