Tiedonhallinnan blogi: Asiakirjallisen tiedon käsittely sähköisessä muodossa tuo monenlaisia hyötyjä

Asiakirjallisen tiedon sähköinen käsittely tuo etuja niin asiakkaalle kuin itse organisaatiollekin. Esimerkiksi asiakkaan pyytämät digitaaliset asiakirjat ovat paperisia helpommin ja nopeammin löydettävissä ja toimitettavissa asiakkaalle, kirjoittaa Kelan arkistopäällikkö Piia Kaikkonen.

Keskustelin kesällä erään ystäväni ystävän kanssa. Keskustelun lomassa mainitsin työskenteleväni erään julkishallinnon organisaation asiakirjahallinnassa. Kerroin, että aiempina vuosikymmeninä tehtävässä olisi ollut kyse arkiston hoitamisesta ja siitä, että organisaation tärkeät asiakirjat säilytetään turvallisesti niin pitkään kuin on tarpeen.

Henkilö ymmärsi: ”Aivan, olenkin tarvinnut viime aikoina tuollaisia palveluita”. Hän kertoi, että hänelle oli käynyt tapaturma koulussa 1980-luvulla. Hän sai pallopelissä kovan iskun kasvoihin, ja häneltä irtosi useita hampaita. Loukkaantumisen seurauksena häntä hoidettiin heti tapaturman jälkeen sekä uudelleen seuraavalla vuosikymmenellä. Viime aikoina tapaturmasta johtuneet vammat olivat taas alkaneet vaivata.

Jatkohoitoa varten hänen piti pyytää tapaturman hoitoon liittyvät potilasasiakirjat eri kuntien arkistoista. Lisäksi tarvittiin jatkohoidon maksajan selvittämiseksi vakuutusasiakirjoja sekä lapsuuden kotikunnasta että kunnan silloiselta vakuutusyhtiöltä. Prosessi tietopyyntöineen eri organisaatioihin kesti melkein vuoden.

Mitenköhän asia olisi edennyt, jos kaikki prosessiin liittyvät asiakirjat olisivat olleet sähköisiä? Todennäköisesti useita kuukausia nopeammin. Kyseisessä tapauksessa on kuitenkin kyse kohtalaisen vanhoista asiakirjoista, jotka olivat pääosin paperisia.

Onneksi digitalisaation myötä suurin osa julkishallinnon organisaatioista sekä monet yritykset ovat siirtyneet sähköiseen asiakirjallisen tiedon käsittelyyn. Tällöin tiedot ovat yleensä nopeammin löydettävissä ja luovutettavissa tietopyynnön tekijälle. Monissa organisaatioissa myös vanhoja tietoja on alettu digitoida.

Kelassa asioiden käsittely on muuttunut yhä enemmän sähköiseksi

Kelassa asiakkaiden etuusasioihin liittyvä asiakirjahallinta on ollut jo pitkään pääosin sähköistä. Hallinnollista asiakirjahallintaa sen sijaan on toteutettu pitkään hybridimuotoisena: osa asiakirjoista on ollut paperilla, osa sähköisenä. Vuoden 2024 alkupuolelta alkaen myös hallinnollisessa asiakirjahallinnassa on siirrytty yhä enemmän sähköisiin toimintaprosesseihin uuden asianhallintajärjestelmän ja sähköisen allekirjoituspalvelun myötä.

Nykyään tieto on jo syntyessään pääosin sähköistä. Tietoa kommentoidaan sähköisesti, asiakirjat allekirjoitetaan sähköisesti sekä asiakirjallinen tieto säilytetään ja arkistoidaan sähköisesti. Asiakirjallisen tiedon käsittelyä ei enää tarvitse tehdä paperilla kuin poikkeustapauksissa.

Tiedon käsittely sähköisessä muodossa hyödyttää sekä asiakasta että organisaatiota itseään. Asiakkaan asian käsittely, oli kyseessä sitten tietopyyntö tai muu asia, on aiempaa nopeampaa. Sähköinen toimintatapa parantaa myös esimerkiksi organisaation tehokkuutta ja tuottavuutta, turvallisuutta sekä ympäristöystävällisyyttä.

Sähköinen asiankäsittely tuo taloudellista hyötyä

Sähköinen asiakirjallisen tiedon käsittely mahdollistaa nopeamman ja tehokkaamman työskentelyn, koska asiakirjojen käsittely on helpompaa. Digitaalinen toimintatapa säästää aikaa käsittelyn eri vaiheissa.

Sähköisessä muodossa olevan tiedon löytäminen on nopeampaa kuin paperimuodossa olevan, koska se onnistuu yleensä tietokoneella. Paperilla olevaa tietoa pitää sen sijaan etsiä fyysisestä arkistotilasta. Lisäksi sähköisen tiedon löytämistä helpottaa se, että hakutoiminnot ovat monissa järjestelmissä kehittyneitä. Toki tieto pitää luoda tai viedä asianmukaiseen tietojärjestelmään ja sähköiselle asiakirjalliselle tiedolle pitää antaa tarvittavat metatiedot sekä nimetä asiat ja asiakirjat kuvaavasti.

Sähköinen asiankäsittely säästää työaikaa, sillä tehtävät valmistuvat nopeammin. Sähköinen asiakirjallisen tiedon käsittely vähentää myös paperinkulutusta sekä paperiasiakirjojen postittamista. Digitaalinen säilyttäminen ja arkistointi vähentää myös tilantarvetta, koska fyysisiä säilytystiloja ei tarvita.

Laajat laadulliset hyödyt

Lainsäädäntö vaatii viranomaisia säilyttämään pysyvästi säilytettävät tai arkistoitavat asiakirjat sähköisessä muodossa muutamia poikkeuksia lukuun ottamatta. Hyvän hallinnon periaatteiden mukaan viranomaisen tulee järjestää toimintansa niin, että hallinnossa asioiva saa hallinnon palveluita asianmukaisesti ja että viranomainen suorittaa tehtävänsä mahdollisimman tuloksellisesti. Sähköinen asiankäsittely vastaa näihin vaatimuksiin. Viranomaisen toiminta on samalla entistä läpinäkyvämpää, kun tietoa on laajemmin saatavilla. Myös asiankäsittelyn prosessin seuranta on sujuvampaa.

Tietoturva ja tietosuoja toteutuvat myös entistä paremmin. Paperiasiakirjat saattavat kadota, vaurioitua tai päätyä vääriin käsiin. Sähköisessä asiankäsittelyssä tietoturvaa ja tietosuojaa parantaa esimerkiksi käyttöoikeuksien hallinta sekä lokitietojen kerääminen tiedon käsittelystä.  Tietosuojaa parantaa myös se, että asianhallintajärjestelmissä tiedonohjaussuunnitelma ohjaa asiakirjan elinkaarta siten, että tieto voi-daan tuhota, kun sen säilytysaika on päättynyt.

Myös tietosuojaoikeudet toteutuvat tehokkaammin. Esimerkiksi omien henkilötietojen tarkastaminen tai virheellisten tietojen oikaiseminen on sujuvampaa sähköisesti.

Tehtävää on yhä

Viime vuosina digitaalinen tiedon käsittely on tullut pääasialliseksi toimintatavaksi Kelan palveluissa. Se tarjoaa monia etuja, jotka tehostavat toimintaa, jolloin Kela voi tarjota palvelut asiakkailleen yhä tehokkaammin.

Kelassa on kuitenkin vielä paljon tehtävää prosessien sujuvoittamisessa. Esimerkiksi asianhallintajärjestelmän integroiminen muihin järjestelmiin tulee tehostamaan ja nopeuttamaan digitaalista asian käsittelyä. Tulevaisuudessa teknologian kehittyminen voi tuoda yhä uusia mahdollisuuksia sähköisen asian käsittelyn kehittämiselle.

Toivottavasti myös muissa organisaatioissa panostetaan tiedon digitaaliseen käsittelyyn sekä huomioidaan vanhojen tietojen saavutettavuus. Meistä jokaiselle voi tulla vastaan tilanteita, jolloin tarvitsemme vanhoja asiakirjojamme. Etenkin terveyteen liittyvissä asioissa on toivottavaa, että asiakirjat löytyvät helposti ja nopeasti, jotta mahdollinen jatkohoitoon pääsy ei viivästy, kuten tuttavani tapauksessa.